Workshop-Notiz
Mail-getriebene Organisationen sind oft unfähig, sich zu fokussieren. Bearbeitet wird, was ansteht. Im elektronischen Postfach glaubt man zu finden, was es zu tun gelte. Das Problem ist erkannt, verschiedene Anbieter, beispielsweise Google mit Inbox, bieten neue Funktionen an, um Mails automatisch (und mehr oder weniger intelligent) zu priorisieren. Die Nutzung solcher neuer Tools ist eine Variante, kann ein Lösungsversuch sein.
Es gibt auch die Möglichkeit, tool-übergreifend Zugangsregeln zu definieren, und zwar in folgenden drei Dimensionen:
– sachlich (Welche Themen sind prioritär?)
– sozial (Welche Personen sind mir wichtig?)
– zeitlich (Was ist dringend?).
Das System der Zugangsregeln lässt sich schliesslich mit unterschiedlichen informatischen Mitteln abbilden. Ein Beispiel haben wir an an einem Workshop diskutiert. Es sind wie folgt aus:
Regel 1: Personen, mit denen X aktuell zusammenarbeitet (= sozialer Filter), erreichen X via Work Chat von Evernote, zusammenarbeits- bzw. projektbezogen (= sachlicher Filter). Bei enger Zusammenarbeit sind geteilte Evernote-„Notizbücher“ sinnvoll, in denen zeitlich priorisiert wird.
Regel 2: Personen, dich X von einer Veranstaltung her kennen (Kongress, Tagung, Workshop usw.), erreichen X via TwitterDM.
Regel 3: Kunden-Mails filtert X automatisch aus der Inbox, leite sie an Evernote weiter und bearbeitet sie dort (= Archiv der Kundenkontakte).
Regel 4: Personen, die für die weder Regel 1, 2 oder 3 zutrifft, erreichen X via Telefon. Berechtigt ist, wer die vertrauliche Nummer erhalten hat.
Regel 5: Alle anderen Kontaktnahmen bearbeitet X sporadisch und unverbindlich in Postfach des Mail-Clients.
Das Beispiel gab zu reden. Klar ist, dass die Wahl der Werkzeuge hier weitgehend persönlichen Vorlieben entspricht. Entscheidend ist die Art, wie „Kontaktregeln“ gebildet sind. In der Diskussion wird insbesondere darauf hingewiesen, dass es wichtig sein, nur wenige griffige Regeln in das System einzuführen.