Von Reto Eugster

In einem kleineren (aber wichtigen) Projekt arbeiten wir seit rund sechs Monaten pilotartig mit Evernote. Informationsschnipsel (ich zögere, von „Notizen“ zu sprechen) machen wir uns gegenseitig im Projektteam via Evernote verfügbar. Unsere Systematisierung ist einfach gebaut. Entlang von drei Tags (Stichwörtern) organisieren wir die Infoschnipsel: Pendenzen, Ideen, Ressourcen. Unter Pendenzen wird erfasst und ausgetauscht, was es im Team oder in Subgruppen zu besprechen/klären gibt. Drei Aufgabentypen werden dabei unterschieden. Das Schlüsselwort Ideen organisiert themengeleitet Fachinputs der Projektmitglieder, ermöglicht eine Art virtuelles Brainstorming. Literatur- und Tagungshinweise, Pressemeldungen usw. werden unter Ressourcen gruppiert, dazu nutzen wir Evernote Web Clipper.

Um es vorweg zu nehmen: Evernote hat sich bewährt und dies ist auch der Grund, weshalb ich mich vertieft damit befasst habe. Evernote kenne ich bereits seit Jahren.

Die übergeordneten Stärken des Tools sind rasch zu plausibilisieren: Evernote ist „überall“ verfügbar, auf Smartphones, Tablets, Windows-Rechnern und Apple-Maschinen. Die Handhabung des Tools ist benutzerfreundlich, es ist vielfältig einsetzbar und läuft stabil. Zudem ist Evernote weit verbreitet, ein Grossteil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennt das Tool von der privaten Nutzung. Evernote ist kein „Social-Tool“. Das zu verstehen, ist wichtig. Damit ist klar, soziale Aktivitäten werden nicht ausgewertet und Netzwerkdaten nicht der Werbeindustrie verkauft. Die Akzeptanz gegenüber Evernote ist in meinem Arbeitsumfeld deshalb intakt.

Während der Pilotphase, der Arbeit am Projekt, sind mir folgende 14 Nutzungsaspekte von Evernote wichtig geworden.

  1. Mails lassen sich an die Evernote-Datenbank adressieren, so dass diese im Wissenspool des Projektes verfügbar (recherchierbar) sind. Die leistungsstarke Such-Funktionalität von Evernote ermöglicht es, Informationen aus wichtigen Mails gezielt verfügbar zu machen. (Betreffzeile: @Notizbuch #Stichwort !tomorrow. Mit !Datum lässt sich die Erinnerungsfunktion über die Mail-Betreffzeile ansprechen.)
  2. Tweets lassen sich ebenfalls an die Evernote-Datenbank adressieren (@myEN).
  3. Evernote „Notizbücher“ können den einzelnen Projektmitgliedern zugänglich gemacht werden (Leserechte / Schreibrechte). Auf diese Weise ist eine teamorientierte Arbeit möglich.
  4. Notizbücher, z.B. eine Sammlung mit Projektinformationen (Statusberichten usw.) lassen sich ohne Aufwand einfach veröffentlichen.
  5. Informationsschnipsel lassen sich teilen (Twitter, LinkedIn usw.), für uns wichtig: Sie können als Mail verschickt werden. Damit können beispielsweise Projektaufträge aus Evernote heraus delegiert oder Protokolle zugestellt werden.
  6. Werden Notizen beispielswesie bei Workshops fotografiert und in Evernote verschlagwortet (Direktimport), können diese mittels der Evernote-App Skitch mit Anmerkungen versehen und verarbeitet werden.
  7. In Evernote kann einfach nach unerledigten Aufgaben, quer durch alle Themen und Projekte hindurch, gesucht werden („todo:false“). Natürlich können auch alle erledigten  („todo:true“) oder überhaupt alle Aufgaben  („todo:*“) heraus gefiltert werden.
  8. Suchabfragen, die oft gebraucht werden, lassen sich speichern und sind als Favoriten umweglos zugänglich.
  9. Mit der Zeit zeigt sich bei Informations- und Wissenssystemen, dass einzelne Informationsschnipsel zusammen gehörten. Diese lassen sich bei Evernote nachträglich vereinen.
  10. Tags (Stichwörter), die in einem Notizbuch nicht verwendet werden, können ausgeblendet werden, was das Handlung wesentlich erleichtert.
  11. Suchen in PDF-Dateien: An die Informationsschnipsel lassen sich Dateien anhängen, zudem greift die Suchlogik auch auf PDF-Dateien zu (Premium).
  12. Nicht immer ist man in der Lage, auf dem Smartphone Text einzutippen. Deshalb gibt es die Möglichkeit, Sprachnotizen direkt einzubinden.
  13. Die lokale Datenbank lässt sich „manuell“ unter Windows optimieren, wobei dies offenbar nur in Ausnahmefällen nötig ist. Evernote optimiert grundsätzlich automatisch. Manuell: Kommandozeile (cmd): evernote.exe /debugmenu). Es erscheint ein zusätzlicher Menu-Punkt „debug“.
  14. Textstellen lassen sich auf einfache Art verschlüsseln. Dies ermöglicht eine weitere Selektivität im Umgang mit Informationen.

Vielleicht ist diese kurze Skizze für den einen oder anderen Anwendungsfall inspirierend. Wir haben anfänglich mit der Free-, später mit der Premium-Version von Evernote gearbeitet. Auch wenn die Free-Version auf den ersten Blick zu reichen scheint, hat sich der Umstieg auf Premium im anspruchsvollen Alltagstest doch als richtig erwiesen.